Herinneringen op tijd, zonder dat u erachteraan hoeft.
Elke werkdag controleert het systeem uw openstaande facturen in Exact Online en zet de juiste herinnering als concept in Outlook. U leest mee en drukt zelf op verzenden.
Het probleem
Achter openstaande facturen aan gaan is werk dat niemand graag doet. Elke keer moet u weer uitzoeken:
- Welke facturen zijn over de vervaldatum?
- Wie heeft al een herinnering gehad, en wanneer?
- Is er intussen betaald?
- Welke toon past nu bij deze klant?
Het gevolg: herinneringen gaan te laat of helemaal niet, en uw geld staat langer uit dan nodig.
Hoe het werkt: AI schrijft, vaste regels bepalen wanneer, u verstuurt
Ophalen
Elke werkdag om 09:00 haalt het systeem de openstaande facturen en klantgegevens op uit Exact Online. Creditnota's, nulfacturen en geblokkeerde klanten gaan eruit.
Fase bepalen
Na de vervaldatum krijgt uw klant 7 dagen coulance. Daarna bepaalt het aantal dagen achterstand welke herinnering past.
Controleren
Het systeem onthoudt elke herinnering, dus niemand krijgt dezelfde twee keer. Ontbreekt een e-mailadres of klopt het niet, dan krijgt u een melding.
Schrijven
De AI schrijft per klant één mail in de toon van de fase, met alle openstaande facturen, uw bedrijfsnaam en uw handtekening.
Klaarzetten
De mail staat als concept in uw Outlook. Bij één openstaande factuur zit de PDF erbij. Niets gaat automatisch de deur uit.
Vier fasen
| Dagen na vervaldatum | Wat er voor u klaarstaat |
|---|---|
| Dag 8Eerste herinnering | Vriendelijk: misschien is de factuur gemist. Bij één factuur zit de PDF erbij. |
| Dag 21Tweede herinnering | Duidelijker. De mail vraagt om betaling of een reactie. |
| Dag 28Derde herinnering | Dringend. De mail noemt wat er gebeurt als betaling uitblijft. |
| Dag 35Laatste aanmaning | Vaste tekst die u vooraf goedkeurt, met aankondiging van incassokosten. Staat met hoge prioriteit klaar voor uw controle. |
De laatste aanmaning schrijft de AI niet. Die tekst ligt vast, zodat er juridisch niets verandert zonder dat u het weet.
Geen dubbele herinneringen, geen stapel losse mails
Elke herinnering wordt vastgelegd: welke factuur, welke fase, welke dag. Betaalt een klant, dan staat de factuur niet meer open in Exact Online en stopt de reeks vanzelf. Heeft een klant meerdere facturen openstaan, dan krijgt hij één mail met het overzicht.
Elke ochtend een overzicht
Na elke run krijgt uw financiële afdeling een kort rapport: hoeveel concepten er klaarstaan, in welke fase, en hoeveel er in totaal openstaat.
Gaat er iets mis, zoals een ontbrekend e-mailadres, dan staat erin wat u moet aanpassen. De volgende werkdag pakt het systeem het vanzelf weer op.
| Onderdeel | Vandaag |
|---|---|
| Eerste herinnering | 3 concepten |
| Tweede herinnering | 1 concept |
| Derde herinnering | 2 concepten |
| Totaal openstaand | € 14.350 |
| Ontbrekend e-mailadres | 1 klant: aanvullen in ERP |
Wat kost het najagen van betalingen u nu?
Vul uw eigen cijfers in. Er wordt niets verstuurd of opgeslagen.
– per jaar. Berekening:
Dit is alleen de tijd. Geld dat langer uitstaat dan nodig komt daar nog bij.
Plan een gesprek, dan rekenen we het samen uit.
Bij u geïnstalleerd
Het systeem draait op uw eigen server of in uw eigen cloudomgeving. Wij beheren en onderhouden het. De database met verstuurde herinneringen staat bij u.
Om een persoonlijke herinnering te schrijven moet de AI de naam van uw klant en de openstaande bedragen zien. Daarom gebruiken we voor debiteuren standaard Azure OpenAI in een EU-regio: die gegevens blijven dan in de EU. Liever Claude of een ander model? Dat kan, de workflow blijft hetzelfde.
In de demo gekoppeld aan Exact Online en Outlook, en er is een versie voor e-Boekhouden. Ander ERP met een API, zoals AFAS, Twinfield of SnelStart? Dan kan het ook.