Welke facturen zijn nog niet geboekt? Vraag het gewoon.
Van factuur in de mailbox tot boeking in Exact Online. Automatisch waar het kan, met mensen waar het moet.
Het probleem
Een factuur verwerken klinkt simpel. Maar voordat u kunt goedkeuren en betalen, moet u eerst weten:
- Klopt het bedrag?
- Hebben we dit besteld?
- Is het ook geleverd?
- Klopt de leverancier?
Het antwoord staat nooit op één plek. Daar gaat de tijd naartoe.
Hoe het werkt: AI leest, het systeem controleert, vaste regels beslissen
Binnenkomst
Facturen in uw crediteurenmailbox worden automatisch opgehaald, ook gescande PDF's.
Privacy
Persoonsgegevens worden eruit gefilterd voordat de AI iets ziet. Facturen van zzp'ers gaan nooit naar AI en worden handmatig afgehandeld.
Uitlezen
Leverancier, bedragen, datums, inkoopordernummer en factuurregels. Bij twijfel vult het systeem niets in.
Controle
Klopt de leverancier, het btw-nummer, het IBAN? Zo niet, dan stopt het systeem en krijgt u een melding.
Matching
Factuur, inkooporder en goederenontvangst worden met elkaar vergeleken.
Vier uitkomsten
| Situatie | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Alles klopt | Geboekt Direct geboekt in uw ERP, PDF erbij. |
| Kleine afwijking | Geboekt + melding Geboekt, u krijgt een melding. |
| Goederen nog niet binnen | Wacht De factuur wacht. |
| Grote afwijking | U beslist Goedkeuren, parkeren of afwijzen. |
Het systeem neemt die laatste beslissing niet zelf. Het zet alles voor u klaar in één overzicht: wat er besteld is, wat er ontvangen is en hoe groot het verschil is. U klikt.
Geen factuur verdwijnt stilletjes
Alles heeft een status, alles heeft een reden. Elke beslissing wordt vastgelegd: wie, wat en wanneer. Creditnota's gaan altijd langs een mens, en goedkeuringslinks werken maar één keer.
Vraag het uw facturen
Maandeinde, kwartaalafsluiting, een vraag van de controller. U typt de vraag in gewone taal en krijgt direct antwoord.
De assistent kent alleen uw factuurgegevens, zoekt niet op internet en kan niets wijzigen.
Maandelijkse aansluiting
Op de 2e van elke maand ontvangt u de aansluiting met uw ERP. Factuur voor factuur, bij elk verschil de reden en wat er nog moet gebeuren. Opent in Excel.
| Factuur | Bedrag | Status |
|---|---|---|
| VD-2288 | € 980,00 | Klopt |
| KC-0417 | € 312,50 | Klopt |
| SN-1102 | € 890,00 | IBAN controleren |
Wat kost handmatige factuurverwerking u nu?
Vul uw eigen cijfers in. Er wordt niets verstuurd of opgeslagen.
– per jaar. Berekening:
Wilt u weten hoeveel hiervan automatisch kan? Plan een gesprek van 20 minuten.
Plan een gesprek, dan rekenen we het samen uit.
Bij u geïnstalleerd
Het systeem draait op uw eigen server of in uw eigen cloudomgeving. Wij beheren en onderhouden het. Uw data blijft bij u.
We gebruiken standaard Claude, met privacyfilters die persoonsgegevens verwijderen voordat de AI iets ziet. Liever Azure OpenAI in een EU-regio, of een ander model? Dat kan. Het model is uitwisselbaar, uw workflows blijven hetzelfde.
In de demo gekoppeld aan Exact Online en Outlook. Werkt u met een ander ERP, zoals AFAS, Twinfield of SnelStart? Heeft het een API, dan kunnen we het koppelen.